É, indiscutivelmente, um instrumento de ganho qualquer que seja a nossa actividade, qualquer que seja a nossa empresa – micro, pequena ou grande. Melhorar é uma forma de ganhar. É uma forma de obter um resultado diferente, mudando os processos de trabalho.
Muitos assustam-se com a expressão “melhoria contínua”, acreditando – ou fantasiando – que podemos estar perante uma ruptura total. Pelo contrário, a “melhoria contínua”, é algo que nos permite pequenos ganhos na nossa forma de trabalhar e que tem de ser diária envolvendo todas as pessoas.
No caso da nossa cultura empresarial em Portugal – repito, de micro, pequena ou grande empresa -, há três aspectos de melhoria contínua que se aplicados de forma continuada e com bom-senso, nos permitem ultrapassar muitos dos nossos constrangimentos correntes.
Vejamos alguns dos principais destes aspectos:
O desperdício
Melhorar é, não só adicionarmos práticas novas na nossa forma de trabalhar, mas também eliminarmos o que não agrega valor ao que fazemos e que, pelo contrário, pode corroer os nossos resultados, sejam qualitativos ou quantitativos.
- Como o fazer? Analisemos o nosso dia e verifiquemos:
- Onde estão os tempos de espera?
- Onde há excesso de burocracia ou duplicação de tarefas?
- Onde há tarefas, que as pessoas parecem não saber bem quem as faz?
Ao eliminarmos movimentos inúteis e processos redundantes, libertamos tempo e espaço para a inovação e para substituirmos o ineficaz, pelo que produz resultados.
Há quem diga que a eficiência, começa na eliminação do redundante e do supérfulo. Na eliminação do que não acrescenta.
Fundamente a sua opinião, em factos
Pratique o “vá e veja”. Isto é, muitas vezes os projectos de melhoria, por óptimos que sejam na sua concepção, falham porque as decisões, são tomadas em “circuito fechado”, longe da realidade.
Para melhorar um curso online, um processo de vendas ou qualquer procedimento que queira alterar, é preciso observar o comportamento real de quem o utiliza e promove e de quem beneficia da sua acção.
Para atenuar estas situações, use dados que possam medir o que quer alterar, combinados com as opiniões e avaliações de quem utiliza. Não esqueça: se não pode medir, não pode melhorar.
O que ocorre? A causa e as várias soluções
É um procedimento – chave, se queremos ver o que melhorar. Perguntar e saber perguntar, com método, é decisivo, para evitarmos resolver sintomas, em vez de primeiramente, respondermos à seguinte pergunta:
- O que ocorre, quando ocorre e porquê?
Depois, tente encontrar várias causas e finalize com as soluções que também podem ser várias, sendo conveniente saber priorizá-las. Com isto, tentamos evitar a repetição do erro que, sendo humano, não deve eternizar-se. Seria sinal, que não reparámos nada.
Mas a melhoria contínua, para progredir, tem também outros ingredientes. Em próximas edições, vamos desenvolvê-los:
- Abandonar ideias fixas;
- Evitar desculpas e assumir erros
- Opte por soluções simples. Não espere pela perfeita
- Corrija os erros quando aparecem
- Olhe para os problemas, como oportunidades de fazer melhor
- Trabalhe em equipa
